Vaksessie Overheid & Inwoner: herstel van vertrouwen
Op 8 december 2022 heeft het bestuur van de VMO tijdens het Mediationcongres 2022 een workshop gegeven met de titel: Een overheid die anders omgaat met inwoners *). De relatie tussen overheid en burgers en bedrijven heeft de afgelopen jaren schade opgelopen. De overheid kan maar moeilijk omgaan met andere inzichten vanuit de samenleving. Vaak ziet de overheid dat als weerstand terwijl het gaat om belangen die er zijn en ook mogen zijn.
Vaksessie VMO
De deelnemers aan de vaksessie werden verwelkomd door bestuurslid Rita Mulders. Na een toelichting op wat de Vereniging Mediators bij de Overheid is en het programma, gaf zij het woord aan bestuurslid Ed Masselink voor een verdieping van het vraagstuk over vertrouwen en meer een duiding van het groeiende wantrouwen.
Ed ging in op de rol van de politiek en media. Ook de positie van de overheidswerker waarvan gevraagd wordt de afstand tussen bestuur en inwoners te overbruggen en daarbij soms de bestuurder uit de wind wil of moet houden. Afsluitend ging Ed in op de wetgeving en het verschil en verbinden van de systeemwereld van de overheid
en de leefwereld van de mensen.
Om het vraagstuk verder te bespreken gaf bestuurslid Sjoerd Veenstra een toelichting op de drie verschillende thema´s die aan de hand van casussen over situaties bij overheden in kleinere groepen werden besproken.
Deelsessies
De overheid is natuurlijk niet tegen de samenleving maar hoe komt het dan toch dat het allemaal zo moeizaam gaat met de relatie. Zoals in de inleidende presentatie is aangegeven zijn er diverse en ook complexe onderliggende vraagstukken waar verbeterpotentie aanwezig is. De deelnemers werd gevraagd in thematische casussen het volgende te verdiepen.
1.Wet- en regelgeving
2. Ongelijkheid/disbalans
3. Organisatiecultuur
Vragen:
-Wat is het onderliggende vraagstuk van probleem?
-Welke (structurele ) oplossingen zijn
-Kan een andere aanpak en/of mediation helpen?
-Welke leerpunten en conclusies zijn er?
Casus: Wet- en regelgeving
Deze workshop ging over de levensgrote verschillen in kosten van parkeerkaarten voor invaliden. Bij de ene gemeente is deze kaart gratis en bij de andere gemeente moet er 270 Euro betaald worden. Ook worden aanvragen vaak afgewezen, men verwijst dan naar allerlei regelgeving. De hoogte van diverse tarieven die gelden voor de gehandicapten parkeerkaart zijn daarom afhankelijk van de variant en de daarmee gepaard gaande kosten. Bijvoorbeeld vervangende kaart. Zelfde doelgroep, maar totaal verschillend en onnavolgbaar beleid per gemeente. Sommige (invalide) inwoners overwegen zelf om te gaan verhuizen …
Casus: Ongelijkheid/disbalans
Hier kwam een casus aan de orde over de huisvesting van arbeidsmigranten in de Noordoostpolder. Een ingewikkelde kwestie met veel stakeholders en hun verschillende belangen. Ook lastig voor de gemeente om uit die belangen te kiezen en daarbij het eigen beleid vorm niet uit het oog te verliezen. Mediation in de vorm van beleidsbemiddeling zou een goed proces kunnen waarborgen.
Casus: Organisatiecultuur
In deze deelsessie kwamen drie voorbeelden uit de praktijk aan de orde. Wat kun je als medewerker verwachten als een bestuurder zegt dat je fouten mag maken maar bij de derde keer het wel einde oefening is zonder dat het management hierin een positie kiest. Een werk gerelateerde zieke medewerker die in een mediation van de leidinggevende te horen krijgt dat deze geen conflict heeft. Ook een gemeente die bij een initiatief voor het realiseren van een moskee de verschillende partijen het maar zelf laat uitzoeken zonder verantwoordelijkheid te nemen of rol te pakken. Een deelnemer van waterschap bracht in dat de organisatie van hoog tot laag gekozen heeft voor een informele aanpak. Bij bezwaar of klachten wordt binnen 3 dagen telefonisch contact opgenomen en 70% van al deze zaken worden op een informele manier waaronder mediation opgelost. Veel wordt ook verwacht van een leer- en ontwikkelprogramma voor de gehele organisatie over mediationvaardigheden. Verbeteren van de kwaliteit van het management is volgens de deelnemers ook belangrijk. Weten hoe je als manager jouw rol moet invullen (bijvoorbeeld bij ziekte) en verantwoordelijkheid nemen en waarborgen van veiligheid in de organisatie. Wees als overheid transparant en open en neem verantwoordelijkheid als het moet en neem signalen uit de samenleving serieus. En: communiceer!
Leerpunten en conclusies
We hebben met elkaar nog een lange weg te gaan. Er zijn wel enkele lichtpunten met goede voorbeelden uit de praktijk. Tevens ontstaat er steeds meer consensus over de belemmeringen die de oorzaak zijn van de huidige situatie en om verandering vragen. De informele aanpak waaronder mediation zou de preferente aanpak moeten zijn van overheden bij conflicten. Vastleggen in landelijke wetgeving zoals de Abw en verordeningen van decentrale overheden zijn dan voorwaardelijk. Het helpt ook als overheidsorganisaties op zowel politiek, bestuurlijk en op management en medewerkersniveau meer werk gaan maken van conflicthantering.
Dank aan alle deelnemers die aan deze vaksessie hebben meegedaan en de waardevolle inbreng. In gesprek komen en blijven over dit onderwerp helpt de oplossing dichterbij te brengen.
De presentatie van vaksessie van de VMO is via de afbeelding hieronder te bekijken en te downloaden.
*) De VMO is een vereniging van mediators en wil de inzet van mediation bij de overheid bevorderen. De ervaring leert dat dat doel niet wordt bereikt door dat te roepen, nog harder te roepen en steeds te herhalen. Hier spelen onderliggende systeemvraagstukken en structurele belemmeringen. Deze moeten worden herkent en erkent en daarna worden weggenomen. Pas dan ontstaat er ruimte met voldoende voorwaarden bij overheden anders om te gaan met conflicten.
Voorgaande is een belangrijke reden voor de VMO dit vraagstuk wel breder te benaderen dan alleen mediation. Eerst moet gewerkt worden aan het wegnemen van deze grote hindernissen en moeten gunstiger voorwaarden worden gecreëerd. Dat heeft te maken met veranderende wet- en regelgeving (o.a. Awb) waar mediation wordt verankerd als voorliggende keuze bij bezwaren, beroepen en klachten. Het vraagt ook beter conflictmanagement bij gemeenten, waterschappen, provincies, ministeries en diverse uitvoeringsorganisaties van overheden zoals Omgevingsdiensten, Belastingdienst, UWV en dergelijke. Ook helpt het dat mensen bij de overheid nog meer kennis hebben van en ook beschikken over basale mediatonvaardigheden.
De inzet en aanpak van de VMO heeft veel raakvlakken met de inzet vanuit het ministerie van JenV vanuit het deelprogramma Burgergerichte overheid, onderdeel van het programma Stelselvernieuwing rechtsbijstand waarover medio 2022 de Tweede Kamer over de voortgang is geïnformeerd.
Voor de VMO, als vereniging van mediators bij de overheid, was er voldoende aanleiding de afgelopen periode onder de titel: Overheid en burger weer samen hand in hand diverse kennisbijeenkomsten te organiseren voor een brede doelgroep in het format van een VMO-themabijeenkomst. Een platform voor sprekers uit de praktijk en wetenschap die een interessant verhaal met meerwaarde hebben over dit vraagstuk en het breder kunnen benaderen en duiden met altijd een handreiking naar de richting van de oplossing.
Bestuurder, ambtenaren en andere overheidswerkers moeten een conflict zien als waardevolle weerstand, aanleiding voor een dialoog en interesse en aandacht hebben voor de ideeën en belangen vanuit de samenleving. En als je er samen niet helemaal uitkomt niet zoals nu vaak te kiezen voor een gejuridiseerde oplossing, maar eerste te beginnen met informele aanpak. Daarbij komt mediation als een van de mogelijkheden in beeld. Professionele overheidsmediators die belangen van overheidsorganisaties en burgers en ondernemers kunnen verenigen. Met als resultaat afspraken waar beide partijen vertrouwen in hebben en duurzaam zijn. Geen winnaar en verliezer maar een mooi voorbeeld van een win-winsituatie.
Het bestuur van de VMO en de overheidmediators die lid zijn van de VMO zetten zich daar de komende periode voor in.