Boost jouw mediatorpool!

Op 2 december 2021 was het Mediationcongres, verbeed je horizon! Het bestuur van de VMO verzorgde er een workshop Boost jouw mediatorpool!

Aan het woord kwamen drie mediators die elk betrokken zijn bij een mediatorpool van overheidsorganisaties.

Gerard Elenga, bestuurskundige, lid mediatorpool Overijssel-Drenthe vanuit gemeente Steenwijkerland
Arian van Hoof, MfN-registermediator Brabantse mediatorpool vanuit provincie Noord-Brabant
Aaron Konijn, MfN-registermediator AMK Consulting, lid Landelijk Netwerk van Politie Mediators van de Nationale Politie

Zij vertelden over hun samenwerking en wat ze daarbij zoal tegengekomen waren. Hun verhalen verschilden maar de overeenkomsten waren ook talrijk: gewoon beginnen en oog hebben voor elkaars kwaliteiten noemden ze alle drie. Dat gold ook voor het belang van leren van elkaar en zorgen voor voldoende tijd om mediation toe te passen.

Na de presentaties gingen we met elkaar in gesprek en was er tijd om tips toe te lichten en vragen te beantwoorden.

Een groot aantal tips waren het gevolg:

• Begin gewoon! En toon gaandeweg meerwaarde aan. Organisaties hebben vaak, zonder het te weten, mediators in dienst. Hoe begin je? Wachten op faciliteiten, structuur of eerst beginnen en meerwaarde aantonen (kip en ei)?
• Zorg voor een Richtlijn van de directie of maatschap. Nationale Politie kent een intern statuut opgesteld en ondertekent door de Korpschef (Algemeen Directeur).
• Richt een werkmap in met protocollen t.b.v. uniformiteit. Denk bijvoorbeeld aan de nieuwe A.V.G. richtlijnen.
• Hou oog voor je onafhankelijkheid! Licht dit toe, aan tafel en vraag commitment aan je deelnemers.
• Voorkom schijn van partijdigheid: pak geen mediations op in de eigen teams en binnen de eigen eenheid waar je zelf werkzaam bent.
• Kijk verder dan ‘alleen’ mediations! Mediatonkennis- en ervaring is breder inzetbaar.

‘Van mediatorpool naar pool van informele conflictoplossers’

• Zoek elkaar op, leer van elkaar! Co-mediation, zaakbespreking, scholing en intervisie zijn daarvoor krachtige instrumenten.
• Zorg voor voldoende tijd – het is je werk – en voor voldoende bezetting (capaciteit); leg dit expliciet vast!
• Neem afscheid van mediation als hobby of “iets erbij doen”, maar geen tijd. Zo kun je vlot reageren op verzoeken, aandacht die partijen nodig hebben/verdienen, investeren in tijd, opleiding, lezen, sparren (ook als niet gefaciliteerd). Zo wordt je effectiever en wordt de meerwaarde zichtbaar.
• Laat zien wat je doet! Monitor, doe verslag en communiceer hierover. Investeer met name in een goede jaarrapportage om meerwaarde zichtbaar te maken, incl. kwalitatieve resultaten: werksfeer, productiviteit, stressreductie, teamgevoel, herstel vertrouwen.
• Borg de onafhankelijkheid van de pool. Hoe groter meerwaarde des te meer beroep op de pool wordt gedaan.
• Breng verwijzers zoals arbodiensten, bedrijfsarts, HR, managers, medewerkers in stelling door ze op de hoogte te stellen van de pool.
• Communicatie en Publiciteit: Goed dat iedereen weet dat men een beroep kan doen op de Mediatorpool. Deze is onafhankelijk en deskundig.
• Boost je pool door het vakgebied serieus te nemen.
• Laat je, als dat kan, administratief ondersteunen zodat je je op de pool en mediation kunt richten.
• Werk slim en vergroot je capaciteit. Per definitie heb je beperkte capaciteit. Werk alléén waar het kan (relatief eenvoudige kwesties), samen waar het handiger (complexiteit, meer partijen).
• Werk slim samen. Maak afspraken. Wie leidt? Welke onderhandelingsstijl? Geef elkaar de ruimte: doorvragen vs. samenvatten. In een hoek zitten helpt!
• Evalueer na afloop en raak op elkaar ingespeeld.
• Investeer in een goede governance. Een strategische ophanging kan grote meerwaarde hebben.

Rita Mulders en Jacobien Kleve