Samenvatting leerpunten eerste fase enmediation

Hierbij geven wij u graag een opsomming van de belangrijkste leerpunten die wij in het verslag beschrijven. De ervaringen die aan deze uitspraken ten grondslag liggen, kunt u in het inhoudelijke gedeelte van dit verslag terugvinden op www.enmediation.nl.

  • Niet alle ambtenaren vinden het leuk of zijn bedreven in het toepassen van alternatieve vormen van geschiloplossing. Binnen een organisatie kunnen hiervoor geschikte ambtenaren worden getraind en ingezet om mediabele zaken te selecteren. Indien in kaart wordt gebracht of bepaalde zaken vaker in aanmerking komen voor mediation, kan dit type zaken bij de mediation minded ambtenaar worden weggelegd.
  • Het is nu mogelijk dat ambtenaren niet willen deelnemen aan een mediation.
  • Leidinggevenden moeten medewerkers stimuleren om mediation in te zetten en hen begeleiden in zaken waarin dit middel wordt toegepast.
  • Tijdens ambtelijk horen of bij een hoorzitting bij de bezwarencommissie kan blijken dat de juridische procedure niet tot de beste oplossing leidt maar dat mediation een beter middel kan zijn. Het is interessant om de mogelijkheden te benutten om deze hoorders dergelijke zaken te laten selecteren en doorverwijzen.
  • In zaken waarbij een advocaat betrokken is, kan het lastig zijn om partijen rond de mediationtafel te krijgen. Het is van belang om te kijken wat de beste wijze van optreden is als er advocaten bij een conflict betrokken zijn.
  • Op de vraag of zij mediabele zaken kunnen noemen, kwamen ambtenaren gemiddeld tot twee zaken. Dit lijkt weinig, maar organisatiebreed komt men hiermee toch op tientallen mediabele kwesties per jaar.
  • Ambtenaren die bekend zijn met mediation en de mogelijkheden van dit instrument en/of hier positieve ervaringen mee hebben, zijn eerder geneigd om dit middel toe te passen. Het in het bovenstaande punt genoemde potentiële aantal mediations kan dus worden vergroot als ambtenaren bekend zijn met het instrument en hier goede ervaringen mee hebben. Het is van belang dat er ervaring wordt opgedaan met mediation en dat deze ervaringen binnen de organisatie worden gecommuniceerd.
  • In het mediationtraject is er een aanjager nodig die de eerste stap zet. Sleutelfiguren binnen de organisatie moeten opgeleid worden om hierin de juiste stappen te kunnen zetten. Tevens dienen er protocollen ontwikkeld te worden die de kans op een succesvolle inzet van mediation vergroten.
  • Er is niet altijd voldoende inzicht in de contacten die hebben plaatsgevonden met een inwoner gedurende het hele proces dat tot een bezwaar of klacht heeft geleid. Een heldere registratie kan ambtenaren ondersteunen in een analyse van de mogelijke middelen die kunnen worden ingezet.
  • In grote organisaties kennen niet alle werknemers elkaar en kan het lastiger zijn om de juiste mensen te vinden om veranderingen door te voeren.
  • De inzet van de leidinggevende is cruciaal voor een succesvolle implementatie van mediation.
  • Informele mediations kunnen middels een “BIA” (beslissing Informele Aanpak) worden vastgelegd.
  • Ambtenaren die affiniteit tonen met de inzet van mediationvaardigheden en die inzicht hebben in de mogelijkheden voor mediation, kunnen een grotere rol krijgen in het bellen na bezwaar.
  • Sommige medewerkers hebben een specialisatie op een bepaald overheidsterrein. Het is interessant om deze specialisatie te benutten.
  • Niet alle zaken zijn geschikt voor mediation met een interne mediator. Een mediatorpool kan uitkomst bieden in zaken die niet intern kunnen worden opgepakt. Een dergelijke pool is ook interessant met het oog op een regionale organisatie van bijvoorbeeld intervisie.
  • Daarnaast dient elke organisatie toegang te hebben tot externe mediators die ingezet kunnen worden in bijvoorbeeld zaken die intern gevoelig liggen of waarin grote (financiële) belangen gemoeid zijn. Het is aan te bevelen dat een externe mediator kennis heeft op hetgebied van de overheid.
  • Niet alle ambtenaren zijn bekend met het instrument mediation, met de mogelijkheden van dit instrument en/of met de toegang die de ambtenaar heeft tot mediators. Een ambtenaar zal mediation niet inzetten als hij of zij deze kennis niet heeft. Communicatie van de mogelijkheden is van groot belang voor een succesvolle implementatie van mediation.
  • Het inbrengen van een selectie- danwel verwijsfunctie kan bijdragen aan de inzet van mediation in zaken waarin dit het meest geschikte middel is.
  • Voor aanvang van een mediationtraject moet helder zijn welke ambtenaren een plek aan de tafel krijgen. Deze ambtenaren moeten vervolgens het juiste mandaat hebben.
  • Ambtenaren die betrokken zijn bij een mediation, moeten op de hoogte zijn van wat mediation is, wat het doel van de mediation is, wat hun positie, rol en mandaat hierin is en welke taken ze hebben. Een training kan hierin voorzien.
  • De organisatie moet betrokken ambtenaren tijd geven om een mediationtraject te doorlopen. Men moet ook bereid zijn prioriteit te geven aan een mediationtraject.
  • In het mediationtraject moet er iemand zijn die partijen informeert, motiveert, begeleidt en indien nodig bijstuurt. Hiervoor kunnen binnen de organisatie coördinators opgeleid en ingezet worden.
  • Indien een mediator van buiten de organisatie wordt ingezet, moet er voor hem of haar een vast aanspreekpunt zijn.
  • De implementatie van interne mediations (personeelszaken) moet een plek krijgen binnen LUMO.
  • Elke organisatie dient toegang te hebben tot drie typen mediators: de interne mediator, leden van een mediatorpool en externe mediators.
  • Men moet zich niet alleen richten op mediation in conflicten met inwoners, ook in personeelskwesties kan mediation een goed instrument zijn.
  • De inzet en de betrokkenheid van zowel ambtenaren als van bestuurders is cruciaal voor het slagen van de invoering van mediation.
  • De inwoners waar de organisaties hun werkzaamheden voor verrichten, dienen een stem te krijgen in LUMO. Hiervoor wordt contact gezocht met diverse belangengroepen.
  • Regionale samenwerkingsverbanden kunnen het bereik van LUMO vergroten en ruimte geven om financiële en personele inzet te verdelen.
  • De tools waarmee organisaties aan de slag kunnen, moeten niet in de vorm van een statische handreiking worden gegoten, maar dienen op een dynamische manier vorm te krijgen. Een online platform is hiervoor een goed middel.
  • LUMO kan een goede aanvulling danwel versterking zijn van PCMO.
  • Een eenduidig (bestuurlijk) standpunt vanuit de ministeries VenJ en BZK is van groot belang.
  • Er moet een goede samenwerking komen tussen PCMO en LUMO.

 

Tweede fase enmediation

De tweede fase enmediation start als het duidelijk is dat de Tweede Kamer het wetsontwerp van Ard van der Steur aanneemt, enmediation is namelijk verankerd in het wetsvoorstel. De tweede fase staat beschreven op onze site www.enmediation.nl. Overheidsorganisaties die pionier in deze tweede fase willen worden kunnen zich nog aanmelden.

Deel via social media
Tweet about this on Twitter
Twitter
Share on LinkedIn
Linkedin
Email this to someone
email
Print this page
Print